トリニダード・トバゴ日本婦人会「ハチドリ会」会則
RULES OF HACHIDORI-KAI, JAPANESE LADIES’ ASSOCIATION IN TRINIDAD AND TOBAGO
1. 名称
本会はハチドリ会と称する。
2. 目的及び活動方針
本会は会員及び在トリニダード・トバゴ日本人の相互の親睦、生活の向上、安全の確保、並びに現地の慈善活動や文化交流活動を通じ日本＝トリニダード・トバゴの親善に努めることを目的とする。本会は特定の個人、団体の私的利益、及び宣伝活動に使われてはならない。活動方針は以下の通りとする。
◎ 会員及び在トリニダード・トバゴ日本人相互の親睦をはかる
◎ 会員への情報提供の窓口となる
◎ 日本＝トリニダード・トバゴの親善に努める
◎ その他、不定期イベントの開催や参加
◎ 総会やイベントの参加は強制義務としない
◎ 活動の経費は実費とする
3. 会員資格
トリニダード・トバゴに居住する18歳以上の婦人のうち、本会の趣旨・目的に賛同し下記条件に該当する者とする。
◎ 現在、日本国籍を有する者、または過去に有した者（既婚／未婚を問わず）
◎ 配偶者が日本国籍を有する者、または過去に有した者（既婚／未婚を問わず／死別含む）
◎ 日本国籍を有する者、または過去に有した者を親に持つ子女
◎ 上記３項目にあたらず、本会によって認められた者
また、犯罪・反社会的勢力への関与や、会を私的利益及び宣伝活動へ利用するなど、その他会が不適当と認める事由が生じた場合、行った者について、役員会の権限で会員資格を失効させることができる。
4. 本会への入会
入会を希望する者は、入会届を役員会に提出するものとする。また、入会は各自の自由意志とする。
5. 転出・退会・休会
国外へ転出する者、また退会、休会希望者は、その旨を役員会に申し出ることとする。
尚、再入会時には、新会員と同様の手続きを行うこととする。
退会手続きなく国外へ転出したものは、自動退会とする。
6. 名誉会長
本会は名誉会長をおくことができる。名誉会長は在トリニダード・トバゴ日本国大使夫人に依頼する。
7. 役員
役員は会長・副会長・事務局長をおくものとする。また、必要に応じ役員を追加することができる。
8. 役員任期
役員の任期は、着任時の総会より翌年の総会までとする。
9. 役員の選出・選任
a)方法
役員は会員より募集し、自薦・他薦または役員会推薦人の中から会員による投票で2/3以上の票を得たものを選出・選任する。
b)時期
役員候補の選出は毎年総会の1か月前に役員会にて行い、総会において投票・承認するものとする。
c)役員の辞任
役員が帰国その他の理由により任期半ばで辞任する場合は、必要に応じて役員会において後任を選出することが出来る。但し、その後任の任期は他の役員任期に準ずる。
10. 役員会
必要に応じて、役員会を開催することが出来る。
11. 会費
会費徴収の有無は、総会の議決による。
12. 会計報告
本会の会計年度は4月1日より3月31日として、次年度最初の総会により会計報告を行う。
13. 総会
a)総会は、年一回開催される「年次総会」及び臨時に召集される「臨時総会」の二つより成る。また、議決権を有する会員の過半数の出席（委任状を含め）を以って成立する。委任状提出の明確な拒否表示なく総会を欠席した会員は、会長に一任したものとする。
b)原則、年次総会は毎年4月に開催される。総会では、役員の選任、前年度の活動報告、今年度の活動予定、決議報告、決裁報告を議題とする。総会における決議は、会員の過半数以上の賛成を以って成立する。次に掲げる事項は、総会の決議を経なければならない。
1)本会則・細則の改定
2)決算報告及び予算
3)本会の解散
4)その他、役員会が特に必要と認めた重要事項
c)臨時総会は、役員会の過半数以上が必要と認めた時、これを召集する。
14. 発効
本会則は、2019年4月1日より発効する。尚、本会則は総会出席者の過半数の賛成を得て改正できるものとする。
以上
1. NAME OF ASSOCIATION
The name of the association is the HACHIDORI-KAI, Japanese Ladies’ Association of Trinidad and Tobago (Hereinafter called “The Association”).
2. OBJECTIVES AND ACTIVITITY POLICIES
The objectives of The Association are to strive for the mutual friendship among members and Japanese residing in Trinidad and Tobago, improvement of life, security and goodwill between Japan and Trinidad and Tobago through local charities and cultural exchange activities. The Association should not be used for the private interests of individuals or groups or for promotional activities. The activity policies are as follows.
- To become a window for providing information to members.
- To strive for the goodwill between Japan and Trinidad and Tobago.
- To hold and/or participate in irregular events.
- Participation in general meetings and events are not compulsory.
- Expenses of activities are settled at the cost
3.QUALIFICATIONS FOR MEMBERSHIP
A person who either has or had Japanese nationality whether married or unmarried.
- A person who is or was married to a Japanese national.
- A child whose parent is or was a Japanese national.
- A person who is not applicable to the 3 articles above, but accepted by The Association.
In the event of involvement in a crime, anti-social force, significant use of The Association for private gain or publicity or any other event that The Association deems inappropriate, the board of directors are able to revoke the membership of the person.
4. ADMISSION
Those who wish to become a member shall submit an admission application form to the board of directors. Application is by the individual’s free will.
5. TRANSFERENCE / RESIGNATION / RECESS
Those who are migrating, wish to resign or recess from The Association shall inform the board of directors accordingly. At the time of re-admission, the same procedures as for new members will be conducted. Those who have migrated without resigning will have their membership automatically revoked.
6. HONORARY CHAIRMAN
The Association may have an honorary chairman. The wife of the Japanese Ambassador in Trinidad and Tobago will be asked to be the honorary chairman.
7. OFFICERS
The officers should consist of a Chairman, Vice Chairman, and Secretary. In addition, officers can be added as required.
8. THE TERM OF OFFICE OF OFFICERS
The term of office of officers shall be from the general meeting of appointment to the next annual general meeting.
9. SELECTION AND APPOINTMENT OF OFFICERS
a) Method
Officers are recruited from members who are self-recommended, recommended by other members or recommended by the board of directors and must obtain 2/3 or more votes by members to be elected.
b) Time
Selection of the candidates for officers shall be done by the board of directors one month before the general meeting every year and shall be voted and approved at the general meeting.
c) Resignation of officers
If an officer resigns in the middle of her term due to migrating or other reasons, the board of directors may select a successor if necessary. However, the term of office for the successor shall be the same as that for other officers.
10. BOARD MEETING
Board meetings can be held as required.
11. MEMBERSHIP FEE
Whether or not membership fee is collected depends on the resolution of the general meeting.
12. ACCOUNTING REPORT
The fiscal year of The Association is from April 1st to March 31st and an accounting report shall be made in the first general meeting of the next fiscal year.
13. GENERAL MEETING
a) The general meeting consists of two parts, the “annual general meeting”, which is held once a year, and the “extraordinary general meeting”, which is convened temporarily. In addition, it is established with the attendance of the majority of the members with voting rights and also proxy votes. The vote of a member who has missed the general meeting without submitting a proxy vote shall be left to the Chairman.
b) In principle, the annual general meeting takes place annually in April. At the general meeting, the agenda will be 1) the appointment of officers, 2) the previous year’s activity report, 3) the present year’s activity schedule, 4) the resolution report and 5) the approval report. The resolutions of the general meeting are concluded with the approval of the majority of the members. The following matters must pass the resolution of the general meeting.
1) Revision of this constitution and bylaw
2) Accounting report and budget<
3) Dissolution of The Association
4) Other important matters recognized by the board of directors as particularly necessary
c) Extraordinary general meetings shall convene when deemed necessary by a majority of the board of directors.
This constitution is effective from April 1st, 2019. The constitution can be amended with the approval of a majority of the members of the general meeting.